Biuletyn Informacji Publicznej Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych

Ogłoszenie o prowadzonym rozeznaniu rynku wśród Producentów czekolady

19 Jul 2024, 07:29

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych zwana dalej „Agencją”, prowadzi rozeznanie rynku (poprzedzające wysłanie zaproszeń do składania ofert) wśród Przedsiębiorców – producentów czekolady, dotyczące chęci współpracy z Agencją w zakresie:

• sprzedaży czekolady oraz świadczenia kompleksowej usługi jej przechowania obejmującej magazynowanie oraz wymianę (zadanie 1)

i/lub

• kompleksowej usługi utrzymywania i stałej gotowości sprzedaży czekolady (zadanie 2).

Przedmiot zamówienia

Czekolada - wyrób otrzymany z wyrobów kakaowych i cukrów, który zawiera nie mniej niż 35% suchej masy kakaowej ogółem, w tym nie mniej niż 18% tłuszczu kakaowego i nie mniej niż 14% beztłuszczowej suchej masy kakaowej, w formie tabliczki, bez dodatków, o jakości zgodnej z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz minimalnymi wymaganiami określonymi przez Agencję.

Zadanie 1

• sprzedaż na rzecz Agencji czekolady o jakości zgodnej z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz wymaganiami Agencji;
• świadczenie kompleksowej usługi jej przechowania obejmującej magazynowanie oraz wymianę, na zasadach określonych w umowie oraz w ustawie z dnia 17 grudnia 2020 r. o rezerwach strategicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 294 z późn. zm.) w magazynie będącym w dyspozycji przechowawcy.

Wymiana czekolady polegać będzie na zastępowaniu, w miejscu przechowywania, określonej ilości rezerwy strategicznej czekolady, czekoladą tożsamą rodzajowo i gatunkowo (tj. m.in. o tej samej zawartości suchej masy kakaowej równej deklarowanej przez Przechowawcę) wyprodukowaną przez Oferenta w tej samej ilości oraz wymaganej jakości, tak aby w całym okresie obowiązywania umowy, do upływu okresu minimalnej trwałości czekolady, pozostawało zawsze nie mniej niż 50% tego okresu, z zastrzeżeniem, że przez ostatnie 30 dni przed upływem terminu wygaśnięcia umowy powinno pozostać nie mniej niż 60% okresu minimalnej trwałości.

Przedsiębiorca za wykonaną kompleksową usługę przechowywania czekolady otrzymywać będzie od Agencji wynagrodzenie według zryczałtowanej stawki w zł/tonodobę (bez VAT) obejmującej wszystkie czynności wynikające z umowy.

Zadanie 2

• wyodrębnienie ze stanów magazynowych wyprodukowanej przez siebie czekolady z przeznaczeniem na rezerwy strategiczne;
• świadczenie kompleksowej usługi utrzymywania czekolady (w magazynie będącym w dyspozycji Przechowawcy), stanowiącej jego własność, zapewniając stałą gotowość jej sprzedaży, warunki magazynowania zgodnie z obowiązującymi przepisami gwarantując odpowiednią jakość utrzymywanej czekolady, a także wymagany przez Agencję poziom ilościowy.

Za wykonaną kompleksową usługę utrzymywania czekolady, Przedsiębiorca otrzymywać będzie od Agencji wynagrodzenie według ustalonej w trakcie postępowania zryczałtowanej stawki w zł/tonodobę (bez VAT).

Na wezwanie Agencji Przedsiębiorca zobowiązany będzie sprzedać na rzecz Agencji utrzymywaną czekoladę, w ilości oraz w terminie wskazanym przez Agencję, w ustalonej w wyniku przetargu cenie.

I. Wymagania dla Przedsiębiorców

Zadanie 1

Przedsiębiorca, który dokona na rzecz Agencji sprzedaży czekolady i świadczyć będzie usługę przechowania, powinien zapewnić w szczególności:

• wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy sprzedaży i przechowania;
• sprzedaż czekolady zgodnej z wymaganiami Agencji, w terminie określonym przez Agencję;
• przechowywanie czekolady w magazynie własnym lub w magazynie, do którego Przedsiębiorca posiada inny tytuł prawny (np. magazyn wynajęty, wydzierżawiony lub w leasingu), zlokalizowanym na terenie Polski, przy zapewnieniu jego ochrony, zgodnie z wymaganiami, które zostaną określone w warunkach przetargu, spełniającym wymagania zgodnie z rozporządzeniem (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.4.2004);
• przechowywanie rezerwy czekolady zgodnie z wymaganiami Agencji, obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia, w warunkach wykluczających możliwość pogorszenia jakości, w wydzielonym pomieszczeniu magazynowym lub wydzielonej części pomieszczenia magazynowego, w sposób umożliwiający swobodny dostęp do czekolady, jej identyfikację i kontrolę;
• posiadanie sprawnej infrastruktury technicznej niezbędnej do przyjęcia, wydania i przechowywania rezerwy czekolady;
• wymianę przechowywanej czekolady prowadzoną w ramach ogólnej gospodarki magazynowej Przedsiębiorcy;
• posiadanie wyników badań jakościowych przechowywanej rezerwy oraz przedkładania tych badań na żądanie Agencji;
• wymaganą jakość czekolady przy przyjęciu, wydaniu oraz w całym okresie przechowywania;
• prowadzenie odrębnej dokumentacji obejmującej wszystkie operacje związane z wydaniem oraz wymianą przechowywanej rezerwy;
• oznakowanie rezerw strategicznych czekolady, w sposób widoczny i czytelny, zgodnie z wymaganiami umownymi;
• przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych (Dz. U. L 119 z 4.5.2016);
• posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy w zakresie świadczenia usługi przechowania obejmującej wymianę zabezpieczeń należytego wykonania umowy, w tym gwarancji bankowej;

Przedsiębiorca, z którym zawarta zostanie umowa sprzedaży i przechowania ponosić będzie odpowiedzialność za ilość, jakość oraz nienaruszalność stanów przechowywanej rezerwy. Czekolada stanowiąca rezerwy strategiczne pozostaje do wyłącznej dyspozycji Agencji.

Zadanie 2

Przedsiębiorca świadczący na rzecz Agencji usługę utrzymywania powinien zapewnić w szczególności:

• wniesienie zabezpieczenie należytego wykonania umowy utrzymywania;
• wyodrębnienie ze stanów magazynowych czekolady z przeznaczeniem na rezerwy strategiczne;
• stałą gotowość do sprzedaży na rzecz Agencji czekoladę stanowiącą rezerwy strategiczne, utrzymywanej na podstawie zawartej umowy, z terminem nie krótszym niż 50% okresu minimalnej trwałości;
• utrzymywanie rezerwy czekolady zgodnie z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia, w warunkach wykluczających możliwość pogorszenia jakości, w wydzielonym pomieszczeniu magazynowym lub w wydzielonej części pomieszczenia magazynowego, w sposób umożliwiający swobodny dostęp do każdej partii czekolady, jej identyfikację i kontrolę;
• przechowywanie czekolady w magazynie własnym lub w magazynie, do którego Przedsiębiorca posiada inny tytuł prawny (np. magazyn wynajęty, wydzierżawiony lub w leasingu), zlokalizowanym na terenie Polski, przy zapewnieniu jego ochrony, zgodnie z wymaganiami, które zostaną określone w warunkach przetargu, spełniającym wymagania zgodnie z rozporządzeniem (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.4.2004);
• zapewnienie wymaganej jakości czekolady w całym okresie utrzymywania;
• posiadanie wyników badań jakościowych utrzymywanej rezerwy oraz przedkładania tych badań na żądanie Agencji;
• oznakowanie rezerwy strategicznej czekolady w sposób widoczny i czytelny, zgodnie z wymaganiami umowy;
• przestrzeganie przepisów ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016);
• posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy utrzymywania zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji bankowej;
• posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy aktualnego ubezpieczenia utrzymywanej rezerwy w zakresie wszelkich ryzyk fizycznych uszkodzenia i utraty.

II. Zasady prowadzenia postępowania

Wybór Przedsiębiorców nastąpi w drodze zamkniętego dwustopniowego przetargu.

I etap postępowania

Agencja wysyła zaproszenia do złożenia oferty wraz z warunkami przetargu do wszystkich Przedsiębiorców, którzy wyrazili chęć współpracy i przesłali zgłoszenie udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem, że nie zaprasza się Przedsiębiorców, którzy:

• realizując zamówienie w zakresie rezerw wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu wydanym w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania lub wobec, których Agencja prowadzi postępowanie sądowe lub egzekucyjne w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy mającej za przedmiot rezerwy;
• według posiadanych przez Agencję informacji nie dają rękojmi należytego wykonania umowy ze względu na ich sytuację finansową lub inne okoliczności, w szczególności nie dają rękojmi zachowania wymagań w zakresie produkcji albo przechowywania czekolady będącej przedmiotem postępowania;

Warunkiem przystąpienia do przetargu będzie wniesienie wadium w wysokości określonej w warunkach przetargu oraz złożenie oferty w terminie i formie określonej w warunkach przetargu.

Powołany w Agencji Tandem dokona oceny, czy złożone oferty spełniają wymagania formalne określone w warunkach przetargu i nie podlegają odrzuceniu.

II etap postępowania

Do drugiego etapu postępowania dopuszcza się co najmniej pięciu Przedsiębiorców, którzy spełnili wymagania formalne określone w warunkach oraz przedstawili najkorzystniejsze ekonomicznie warunki oferty. Jeżeli liczba Przedsiębiorców, którzy spełniają wymagania określone w warunkach, jest mniejsza niż pięciu, Agencja zaprasza do drugiego etapu wszystkich Przedsiębiorców spełniających warunki.

Tandem prowadzić będzie negocjacje cenowe w drodze bezpośrednich rozmów lub w formie pisemnej oraz dokona wyboru najkorzystniejszych ofert.

Negocjacje prowadzone będą w zakresie

Zadanie 1

• ceny sprzedaży czekolady w złotych za kilogram (bez VAT);
• zryczałtowanej stawki za usługę przechowania czekolady w złotych za tonodobę (bez VAT).

Zadanie 2

• zryczałtowanej stawki za usługę utrzymywania, w złotych za tonodobę (bez VAT);
• ceny po jakiej Przedsiębiorca zobowiązany będzie sprzedać utrzymywaną czekoladę, w przypadku wystąpienia konieczności wydania rezerw, w zł/kg (bez VAT).

Tandem dokona wyboru najkorzystniejszych ofert w ramach zadań, według kryteriów określonych w warunkach przetargu.

Z wybranymi w wyniku postępowania Przedsiębiorcami, zostaną zawarte umowy.

Termin wykonania umowy

Zadanie 1

Wynosi 4 lata

Zadanie 2

Wynosi 3 lata.

Warunkiem zawarcia umowy będzie wniesienie przez Przedsiębiorcę zabezpieczeń należytego wykonania, w tym w formie gwarancji bankowej.

III. Informacje niejawne

Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

W związku z powyższym, istnieje konieczność podjęcia z dostatecznym wyprzedzeniem działań przez zainteresowanych Przedsiębiorców, którzy nie posiadają ważnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone”.

Upoważnienia do przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” wydaje kierownik przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 2 pkt 14 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

Dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” możliwy jest po uzyskaniu zaświadczenia o odbytym szkoleniu i posiadaniu upoważnienia lub poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych.

W celu uzyskania zaświadczenia o szkoleniu – jeżeli Przedsiębiorca nie posiada Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych - można złożyć (z odpowiednim wyprzedzeniem) wniosek do Prezesa Agencji o przeprowadzenie szkolenia w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Szczegółowe informacje dotyczące szkolenia i wydania zaświadczenia o odbytym szkoleniu można uzyskać na stronie internetowej Biuletyn Informacji Publicznej Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych w zakładce Informacje niejawne oraz pod nr tel. 22 36 09 114.

Wniosek o przeprowadzenie szkolenia należy przesłać na adres poczty elektronicznej: szkolenia.oin@rars.gov.pl

Zaproszenia do udziału w postępowaniu wysłane zostaną do Przedsiębiorców, którzy posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone” oraz zaświadczenie o odbytym szkoleniu.

Zainteresowani Przedsiębiorcy, powinni w terminie do 9 sierpnia 2024 r. złożyć w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych ul. Stawki 2B, 00-193 Warszawa, lub na adres email: sek_brz@rars.gov.pl wypełnione zgłoszenie wg załączonego wzoru wraz z kopią ważnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone” oraz kopią zaświadczenia o odbytym szkoleniu.

Dodatkowe informacje o postępowaniu można uzyskać w: