Biuletyn Informacji Publicznej Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych

Ogłoszenie na zakup usługi przechowywania drobnego sprzętu medycznego

14 Nov 2024, 17:32

I.Przedmiot zamówienia i informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi przechowywania drobnego sprzętu medycznego j.u. oraz odzieży ochronnej, w tym dokonywania ich wymiany w magazynie Oferenta zlokalizowanym na terenie zachodniej Polski przez okres od dnia 01.04.2025 r. do dnia 31.03.2028 r., za wynagrodzeniem ustalonym przez Strony w drodze negocjacji.

Tabela

Wyroby medyczne wymienione w Tabeli (zwane dalej „wyrobami”):

1. spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 07.04.2022 r. o wyrobach medycznych i innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego w odniesieniu do tych wyrobów oraz wymogi określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektyw Rady 90/385/EWG i 93/42/EWG, a także posiadają deklarację zgodności,
2. są aktualnie przechowywane w magazynie zlokalizowanym na terenie woj. dolnośląskiego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz warunkami określonymi przez ich producentów,
3. posiadają do upływu terminu ważności nie mniej niż 50% okresu ważności określonego przez ich producentów.

Odbiór i przemieszczenie wyrobów do magazynu Oferenta odbywać się będzie staraniem własnym i na koszt oraz ryzyko Oferenta w terminie przemieszczenia wyrobów medycznych od dnia 24.03.2025 r. do dnia 31.03.2025 r.

Oferent realizując przemieszczenie wyrobów medycznych zobowiązany jest do zapewnienia transportu:

1. przez licencjonowaną firmę transportową, która posiada ważne ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika w ruchu krajowym, co najmniej w okresie realizacji przemieszczenia, o którym mowa powyżej,
2. środkiem transportu posiadającym ważne ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej (OC),
3. zgodnego z wymaganiami określonymi przez producentów tych wyrobów.

Informacje dotyczące ilości wyrobów objętych usługą będącą przedmiotem niniejszego postępowania, stanowią informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone” w rozumieniu aktualnie obowiązującej ustawy z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych i mogą być udostępniane wyłącznie osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia, dlatego też zostaną one przekazane Oferentowi po uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia wymogów ww. ustawy.

Wyroby będące przedmiotem niniejszego postępowania stanowią rezerwę strategiczną w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 2020 r. o rezerwach strategicznych. Stosownie do treści art. 3 ww. ustawy rezerwy strategiczne tworzone są i utrzymywane na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa i obronności państwa, bezpieczeństwa, porządku i zdrowia publicznego oraz wystąpienia klęski żywiołowej lub sytuacji kryzysowej, w celu wsparcia realizacji zadań m.in. w zakresie bezpieczeństwa i obrony państwa, złagodzenia zakłóceń w ciągłości dostaw służących funkcjonowaniu gospodarki
i zaspokojeniu podstawowych potrzeb obywateli, ratowania ich życia i zdrowia, a także wypełniania zobowiązań międzynarodowych Rzeczypospolitej Polskiej. Dlatego też, wyroby muszą być utrzymywana w stałej gotowości do użycia, co może zostać zapewnione poprzez dokonywanie ich bieżącej wymiany.

II. Obowiązki Oferenta związane z realizacją usługi będącej przedmiotem postępowania

W ramach usługi przechowywania wyrobów wymienionych w Tabeli, Oferent zobowiązany będzie w szczególności do:

1. Przechowywania wyrobów medycznych zgodnie z wymaganiami określonymi przez ich producentów. Wyroby muszą spełniać wymagania określone przepisami ustawy z dnia 7 kwietnia 2022 r. r. o wyrobach medycznych. Dokonując wymiany, wyroby medyczne będą spełniały wymogi określone Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektywy Rady  90/385/EWG i 93/42/EWG, przy uwzględnieniu postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/607 z dnia 15 marca 2023 r. w sprawie zmiany rozporządzeń (UE) 2017/745 i (UE) 2017/746 w odniesieniu do przepisów przejściowych dotyczących niektórych wyrobów medycznych i wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro, w tym będą posiadały niepowtarzalny kod identyfikacyjny UDI na etykiecie wyrobu lub na jego opakowaniu, w terminie określonym powyższymi przepisami.
2. Wymiany wyrobów wymienionych w Tabeli, przeprowadzanej bezwynikowo z zachowaniem nienaruszalności stanów ilościowych przy uwzględnieniu zasady: w pierwszej kolejności złożenie wyrobów zastępujących wymieniane wyroby, a następnie wydanie wyrobów podlegających wymianie w celu ich zagospodarowania przez Oferenta. Wymiana będzie polegała na zastąpieniu wyrobów w miejscu ich przechowywania, takimi samymi wyrobami, w takiej samej ilości, posiadającymi dłuższy termin ważności, tak aby w każdym czasie trwania umowy do upływu terminu ważności pozostawało nie mniej niż 50% okresu ważności określonego przez ich producentów. Wymiana wyrobów może być dokonywana sukcesywnie i bez ograniczeń w ilościach określonych przez Oferenta w okresie trwania umowy przy uwzględnieniu ww. zasad.
3. Wydawania rezerw przez 24 godz./dobę w przypadku wydania decyzji o ich udostępnieniu.
4. Odkupienia rezerwy w przypadkach, o których mowa w umowie lub przystąpienia Oferenta do ogłoszonego przez Agencję przetargu na sprzedaż wyrobów medycznych będących przedmiotem umowy, w przypadku podjęcia przez organ tworzący rezerwy decyzji o ich likwidacji.
5. Informowania o trudnościach z dokonywaniem wymiany wyrobów wymienionych w Tabeli wynikających ze zmniejszenia popytu, podaży lub innych okoliczności mających wpływ na obrót tymi wyrobami celem wspólnego dokonania ustaleń, co do dalszego postępowania. Niniejsze dotyczy również konieczności zamiany wyrobów poprzez zastępowanie asortymentu rezerw innymi wyrobami w ramach jednej grupy rodzajowej, równoważnymi pod względem ilości, jakości
   i zastosowania lub właściwości.
6. Zapewnienia ochrony magazynu, w którym będzie przechowywana rezerwa strategiczna w zakresie ochrony przed dostępem do magazynu osób nieuprawnionych oraz zabezpieczenia przechowywanej rezerwy przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub innym nieuprawnionym działaniem osób trzecich, z zastosowaniem ochrony fizycznej i zabezpieczeń technicznych dostosowanych do istniejących zagrożeń i posiadanej infrastruktury Oferenta. Minimalna ochrona magazynu, jaką musi zapewnić Oferent polega na montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia, stanowiących najmniej zaawansowany dopuszczalny sposób ochrony (np. drzwi stalowe, kraty, zamki patentowe, kłódki, itp.).

Pożądanym przez Agencję jest zapewnienie minimalnej wyżej opisanej ochrony magazynu
w połączeniu z:

• • • bezpośrednią ochroną fizyczną - polegającą na stałym lub doraźnym dozorze pomieszczeń magazynowych lub stałym dozorze sygnałów przysyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych

lub/i

• • • elektronicznymi urządzeniami i systemami alarmowymi sygnalizującymi zagrożenie.

Wymogi w stosunku do Oferenta:

1. W przypadku przemieszczenia Oferent zobowiązany jest do zapewnienia transportu wyrobów medycznych przez licencjonowaną firmę transportową, która posiada ważne ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika w ruchu krajowym, co najmniej w okresie realizacji zamierzenia, o którym mowa w rozdziale I warunków postępowania.
2. Dokonując przemieszczenia Oferent zobowiązany jest do zapewnienia transportu wyrobów medycznych środkiem transportu posiadającym ważne ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej (OC).
3. Oferent musi zapewnić w czasie trwania umowy, aby wyroby medyczne spełniały wymogi określone w:
   • • ustawie o wyrobach medycznych z dnia 07.04.2022 r. (Dz. U. poz. 974 z dnia 09.05.2022 r.),
     • Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektywy Rady 90/385/EWG i 93/42/EWG, przy uwzględnieniu postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/607 z dnia 15 marca 2023 r. w sprawie zmiany rozporządzeń (UE) 2017/745 i (UE) 2017/746 w odniesieniu do przepisów przejściowych dotyczących niektórych wyrobów medycznych i wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro, w terminie określonym powyższymi przepisami.
4. Oferent musi zapewnić warunki przechowywania wyrobów medycznych objętych usługą będącą przedmiotem niniejszego postępowania zgodne z wymaganiami określonymi przez ich producenta.
5. Oferent musi posiadać odpowiednie rozwiązania logistyczne oraz możliwość wytwarzania lub nabywania wyrobów medycznych w ilościach, które umożliwią prawidłową i terminową wymianę wyrobów objętych usługą będącą przedmiotem niniejszego postępowania w miejscu ich przechowywania.
6. Oferent musi spełniać wymogi ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
7. Pracownicy Oferenta, którzy będą uczestniczyli w realizacji przyszłej umowy, muszą być zatrudnieni przez Oferenta na podstawie umowy o pracę, o której mowa w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Na uzasadniony wniosek Oferenta, Agencja może wyrazić zgodę na zatrudnienie części personelu Oferenta na podstawie innego stosunku prawnego (w tym w szczególności w przypadku kontraktu menedżerskiego).
8. Oferent musi zapewnić ochronę magazynu, w którym będzie przechowywana rezerwa strategiczna przed dostępem do magazynu osób nieuprawnionych oraz zabezpieczenia przechowywanych rezerw przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub innym nieuprawnionym działaniem osób trzecich, z zastosowaniem ochrony fizycznej i zabezpieczeń technicznych dostosowanych do istniejących zagrożeń i posiadanej infrastruktury Oferenta. Minimalna ochrona magazynu, jaką musi zapewnić Oferent polega na montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia, stanowiących najmniej zaawansowany dopuszczalny sposób ochrony (np. drzwi stalowe, kraty, zamki patentowe, kłódki, itp.). Pożądanym przez Agencję jest zapewnienie minimalnej w/w ochrony magazynu w połączeniu z:
   • • • bezpośrednią ochroną fizyczną – polegającą na stałym lub doraźnym dozorze pomieszczeń magazynowych lub stałym dozorze sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych 

lub/i

1. • • • elektronicznymi urządzeniami i systemami alarmowymi sygnalizującymi zagrożenie.
2. Oferent musi wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 30% wartości ewidencyjnej wyrobów wymienionych w Tabeli.

Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu.

W ramach prowadzonego postępowania zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, Oferentom zainteresowanym udziałem w postępowaniu zostaną przekazane informacje niejawne, dotyczące asortymentu i ilości oraz miejsca dostawy (przechowywania) rezerwy, jak również inne informacje niezbędne do realizacji zamówienia po uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów aktualnie obowiązującej ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Dlatego też, wymagane jest aby osoby reprezentujące Oferenta biorące udział w postępowaniu, uczestniczące w czynnościach zmierzających do zawarcia umowy, w jej zawarciu oraz w wykonaniu, w zakresie związanym z dostępem do informacji niejawnych, spełniały wymogi nałożone ustawą o ochronie informacji niejawnych, tj. posiadały aktualne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego lub pisemne upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” wydane przez osobę uprawnioną i były przeszkolone w zakresie ochrony informacji niejawnych, nie rzadziej niż raz na 5 lat, zgodnie z zapisami w/w ustawy, z tym jednak, iż kierownik Oferenta (kierownik przedsiębiorcy w rozumieniu art. 2 pkt 14 ww. ustawy) powinien posiadać co najmniej aktualne zaświadczenie o przebytym szkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych.

Z informacjami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych można zapoznać się na stronie internetowej Agencji: www.rars.gov.pl, w zakładce - informacje niejawne.

III. Inne postanowienia

1. Postępowanie prowadzone będzie w drodze dwustopniowego postępowania, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Agencja zaprasza do udziału w postępowaniu Oferentów, którzy przesłali Zgłoszenie udziału w postępowaniu oraz spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu. Oferenci, którzy zgłoszą swój udział w postępowaniu i spełnią określone przez Agencję warunki, otrzymają od Agencji zaproszenie do złożenia oferty (I etap postępowania). W drugim etapie postępowania prowadzone będą negocjacje warunków realizacji zamówienia, w szczególności negocjacje cenowe i negocjacje ostatecznej treści umowy z Oferentami, których oferty zostaną przyjęte. Negocjacje mogą być prowadzone w drodze bezpośrednich rozmów lub w formie korespondencyjnej.
2. Z zasadami prowadzenia postępowań dot. zakupu produktów i usług do medycznych rezerw strategicznych można się zapoznać na stronie internetowej rars.gov.pl oraz bip.rars.gov.pl w zakładce Rezerwy strategiczne - Rezerwy medyczne - Zakup towarów i usług do rezerw - Zasady udzielania zamówień.
3. Ilość wyrobów, będących przedmiotem niniejszego postępowania, którą Agencja obejmie usługą przechowywania, w tym dokonywania ich wymiany w magazynie Oferenta, zostanie podana po wyrażeniu przez Oferenta woli współpracy z Agencją w omawianym zakresie oraz uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia wymogów ustawy o ochronie informacji niejawnych przez Oferenta.
4. Szczegółowe zasady współpracy pomiędzy Stronami określa projekt umowy, który zostanie Oferentowi przesłany wraz z zaproszeniem do składania ofert po spełnieniu wymogów o ochronie informacji niejawnych przez Oferenta.
5. Oferent składa Zgłoszenie udziału w postępowaniu wg załączonego wzoru Załącznik nr 1.
6. Kryterium, które będzie brane pod uwagę przy ocenie ofert, jest cena - 100%. Przez cenę oferty należy rozumieć: wartość wynagrodzenia za świadczenie usługi przechowywania wyrobów wraz z wymianą w magazynie Oferenta zlokalizowanym na terenie Polski przez okres 3 lat.
7. Agencja informuje, że do udziału w postępowaniu przetargowym może nie zaprosić Oferenta, który w wyniku dokonanej przez Agencję oceny jest niewiarygodny.

IV. Zgłoszenie udziału w postępowaniu

1. Zainteresowani Oferenci powinni złożyć formularz - Zgłoszenie udziału w postępowaniu przetargowym wg załączonego wzoru Załącznik nr 1 wraz z kopią aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego lub pisemnego upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” oraz aktualnego zaświadczenia o przebytym szkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych (w przypadku udzielenia odpowiedzi TAK w pkt 6 zgłoszenia) w terminie do 29.11.2024 r. w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, ul. Stawki 2b, 00 – 193 Warszawa  
2. Zgłoszenie udziału w postępowaniu nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Informacji zawartych w zgłoszeniu Oferenta Agencja nie będzie traktować jako oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
3. Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia – Zgłoszenie udziału w postępowaniu w wersji elektronicznej można pobrać ze strony internetowej bip.gov.pl.- RARS - BIP – Aktualności - w zakładce – Ogłoszenia dotyczące rezerw medycznych.

Dodatkowych informacji o postępowaniu przetargowym można uzyskać pod nr telefonu: 22 36 09 314.

V. Załączniki

Załącznik nr 1 – Zgłoszenie udziału w postępowaniu przetargowym 104 kB

Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna RODO 16.8 kB