Biuletyn Informacji Publicznej Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych

Ogłoszenie o prowadzonym rozeznaniu rynku dotyczącym chęci współpracy w zakresie dostawy wyrobów medycznych wraz z usługą ich przechowywania i wymiany w magazynie Przedsiębiorcy, zlokalizowanym na terenie Polski, przez okres 3 lat

08 Aug 2025, 14:29

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych (zwana dalej „RARS”) prowadzi rozeznanie rynku dotyczące chęci współpracy Przedsiębiorców z RARS w zakresie dostawy wyrobów medycznych wraz z usługą ich przechowywania w magazynie Przedsiębiorcy, zlokalizowanym na terenie Polski, w tym dokonywania wymiany przez okres 3 lat od dnia odbioru wyrobów przez Agencję.

Prowadzone rozeznanie rynku ma również na celu pozyskanie informacji, wśród Przedsiębiorców – producentów i hurtowni farmaceutycznych w zakresie katalogu wyrobów medycznych.

Zgłoszenie dotyczące chęci współpracy z RARS, w wersji elektronicznej, można pobrać ze strony internetowej https://bip.rars.gov.pl w zakładce Aktualności/ ogłoszenia dotyczące rezerw medycznych.

Wypełnione zgłoszenie wg załączonego wzoru wraz z kopią ważnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone” oraz kopię zaświadczenia o odbytym szkoleniu, należy złożyć w terminie do dnia 29.08.2025 r. w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, ul. Stawki 2b, 00-193 Warszawa lub przesłać na adres e-mail: sek_brm@rars.gov.pl;

I. Przedmiot rozeznania i informacje dotyczące przedmiotu rozeznania

Przedmiotem rozeznania jest dostawa wyrobów medycznych (zwane dalej „wyrobami”), wymienionych
 w Tabelach nr 1 - 5  wraz z usługą ich przechowywania w magazynie Przedsiębiorcy, zlokalizowanym na terenie Polski, w tym dokonywania wymiany przez okres 3 lat od dnia odbioru wyrobów przez Agencję, za wynagrodzeniem ustalonym pomiędzy Stronami w wyniku negocjacji.

Planowany termin dostaw wyrobów:

• dostawa w 2025 r. w terminie do dnia 15.12.2025 r. (Załącznik nr 1a do Ogłoszenia)
• dostawa w 2026 r. w terminie do dnia 30.11.2026 r. (Załącznik nr 1b do Ogłoszenia)

Tabela nr 1

Tabela nr 2

Tabela nr 3 – Odzież medyczna

Tabela nr 4

Tabela nr 5

II. Wymagania RARS w stosunku do wyrobów medycznych wymienionych w Tabelach nr 1 – 5.

Wyroby muszą:

1. spełniać wymogi określone ustawą o wyrobach medycznych z dnia 7 kwietnia 2022 r. i innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego w odniesieniu do tych wyrobów oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektyw Rady 90/385/EWG i 93/42/EWG, przy uwzględnieniu postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/607 z dnia 15 marca 2023 r. w sprawie zmiany rozporządzeń (UE) 2017/745 i (UE) 2017/746 w odniesieniu do przepisów przejściowych dotyczących niektórych wyrobów medycznych i wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro,
2. posiadać w dniu dostawy do upływu terminu ważności nie mniej niż 70 % okresu ważności określonego przez ich producentów,
3. spełniać wymagania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej oraz uchylenia dyrektywy Rady 89/686/EWG – w przypadku rejestracji wyrobu również jako Środek Ochrony Indywidualnej.

III.  Obowiązki Przedsiębiorców w ramach usługi przechowywania wyrobów medycznych.

Przedsiębiorca zobowiązany będzie w szczególności do:

1. Przechowywania wyrobów, o których mowa w Tabelach nr 1 – 5, zgodnie z wymogami określonymi przez ich producentów.
2. Zapewnienia warunków przechowywania wyrobów zgodnie z wymaganiami określonymi przez ich producentów.
3. Wymiany wyrobów wymienionych w Tabelach nr 1 – 5, przeprowadzanej bezwynikowo z zachowaniem nienaruszalności stanu ilościowego przy uwzględnieniu zasady: w pierwszej kolejności złożenie wyrobów zastępujących wymieniane wyroby, a następnie wydanie wyrobów podlegających wymianie w celu ich zagospodarowania przez Przedsiębiorcę.

Wymiana będzie polegała na zastąpieniu wyrobów, w miejscu ich przechowywania, takimi samymi wyrobami, w takiej samej ilości, posiadającymi dłuższy termin ważności, tak aby w każdym czasie trwania umowy do upływu terminu ważności pozostawało nie mniej niż 50 % okresu ważności określonego przez ich producentów. Wymiana wyrobów może być dokonywana sukcesywnie i bez ograniczeń w ilościach określonych przez Przedsiębiorcę w okresie trwania umowy przy uwzględnieniu ww. zasad.

4. Wydawania rezerw przez 24 godz./dobę w przypadku wydania decyzji o ich udostępnieniu.
5. Odkupienia rezerwy w przypadkach, o których mowa w umowie lub przystąpienia Przedsiębiorcy do ogłoszonego przez Agencję postępowania na sprzedaż wyrobów będących przedmiotem umowy, w przypadku podjęcia przez organ tworzący rezerwy decyzji o ich likwidacji.
6. Informowania o trudnościach z dokonywaniem wymiany wyrobów wynikających ze zmniejszenia popytu, podaży lub innych okoliczności mających wpływ na obrót tymi wyrobami celem wspólnego dokonania ustaleń, co do dalszego postępowania. Niniejsze dotyczy również konieczności zamiany wyrobów poprzez zastępowanie asortymentu rezerw innymi wyrobami w ramach jednej grupy rodzajowej, równoważnymi pod względem ilości, jakości i zastosowania lub właściwości.
7. Zapewnienia ochrony magazynu, w którym będzie przechowywana rezerwa strategiczna w zakresie ochrony przed dostępem do magazynu osób nieuprawnionych oraz zabezpieczenia przechowywanej rezerwy przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub innym nieuprawnionym działaniem osób trzecich, z zastosowaniem ochrony fizycznej i zabezpieczeń technicznych dostosowanych do istniejących zagrożeń i posiadanej infrastruktury Przedsiębiorcy. Minimalna ochrona magazynu, jaką musi zapewnić Przedsiębiorca polega na montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia, stanowiących najmniej zaawansowany dopuszczalny sposób ochrony (np. drzwi stalowe, kraty, zamki patentowe, kłódki, itp.).

     Pożądanym przez Agencję jest zapewnienie minimalnej wyżej opisanej ochrony magazynu w połączeniu z:

1. bezpośrednią ochroną fizyczną - polegającą na stałym lub doraźnym dozorze pomieszczeń magazynowych lub stałym dozorze sygnałów przysyłanych, gromadzonych i przetwarzanych
   w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych

lub/i

1. elektronicznymi urządzeniami i systemami alarmowymi sygnalizującymi zagrożenie.

IV. Wymagania dla Przedsiębiorców:

1. Przedsiębiorca musi spełniać wymogi dot. producentów lub/i dystrybutorów określone ustawą o wyrobach medycznych z dnia 7 kwietnia 2022 r. i innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującymi w odniesieniu do tych wyrobów oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektyw Rady 90/385/EWG i 93/42/EWG, przy uwzględnieniu postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/607 z dnia 15 marca 2023 r. w sprawie zmiany rozporządzeń (UE) 2017/745 i (UE) 2017/746 w odniesieniu do przepisów przejściowych dotyczących niektórych wyrobów medycznych i wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro.
2. Przedsiębiorca musi posiadać odpowiednie pomieszczenia magazynowe do przechowywania wyrobów, spełniające wymogi w zakresie warunków przechowywania określonych przez producentów wyrobów, o których mowa w Tabelach nr 1- 5.
3. Przedsiębiorca będzie odpowiedzialny za nienaruszalność stanu ilościowego przyjętych na przechowywanie wyrobów.
4. Przedsiębiorca musi posiadać rozwiązania logistyczne oraz możliwość wytwarzania wyrobów - dot. producentów lub możliwość nabycia wyrobów - dot. dystrybutorów w ilości, która umożliwi przeprowadzenie w sposób prawidłowy i terminowy wymianę wyrobów, aby w każdym czasie wyrób posiadał nie mniej niż 50 % okresu ważności określonego przez producentów.
5. Przedsiębiorca musi zapewnić ochronę magazynu, w którym będzie przechowywana rezerwa strategiczna w zakresie ochrony przed dostępem do magazynu osób nieuprawnionych oraz zabezpieczenia przechowywanych rezerw przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub innym nieuprawnionym działaniem osób trzecich, z zastosowaniem ochrony fizycznej i zabezpieczeń technicznych dostosowanych do istniejących zagrożeń i posiadanej infrastruktury Przedsiębiorcy. Minimalna ochrona magazynu, jaką musi zapewnić Przedsiębiorca polega na montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia, stanowiących najmniej zaawansowany dopuszczalny sposób ochrony (np. drzwi stalowe, kraty, zamki patentowe, kłódki, itp.). Pożądanym przez Agencję jest zapewnienie minimalnej w/w ochrony magazynu w połączeniu z:

a) bezpośrednią ochroną fizyczną – polegającą na stałym lub doraźnym dozorze pomieszczeń magazynowych lub stałym dozorze sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych

lub/i

b) elektronicznymi urządzeniami i systemami alarmowymi sygnalizującymi zagrożenie.

Przedsiębiorca musi spełniać wymogi ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych i przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

6. Pracownicy Przedsiębiorcy, którzy będą uczestniczyli w realizacji przyszłej umowy, muszą być zatrudnieni przez Przedsiębiorcę na podstawie umowy o pracę, o której mowa w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy. Na uzasadniony wniosek Przedsiębiorcy Agencja może wyrazić zgodę na zatrudnienie części personelu Przedsiębiorcy na podstawie innego stosunku prawnego (w tym w szczególności w przypadku Kontraktu menadżerskiego).

7. W przypadku wyboru oferty Przedsiębiorcy wymagane będzie wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 20 % wartości zamówienia (z podatkiem VAT). Zabezpieczenie może zostać złożone w formie depozytu gotówkowego, gwarancji bankowej albo ubezpieczeniowej lub oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 5 K.p.c.).

V. Informacje niejawne

 Współpraca z RARS prowadzona jest z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. Przedsiębiorcy zainteresowani współpracą z RARS, którzy nie posiadają ważnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone” będą zobowiązani do podjęcia, z dostatecznym wyprzedzeniem, działań w zakresie uzyskania uprawnień związanych z dostępem do informacji niejawnych.

Upoważnienia do przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” wydaje kierownik przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 2 pkt 14 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632 z późn.zm.).

Dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” możliwy jest po uzyskaniu zaświadczenia o odbytym szkoleniu i posiadaniu upoważnienia lub poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych.

Szczegółowe informacje dotyczące informacji niejawnych można uzyskać na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych w zakładce Informacje niejawne oraz pod nr tel. 22 36 09 114.

Zaproszenia do udziału w postępowaniu wysłane zostaną do Przedsiębiorców, którzy posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych
o klauzuli co najmniej „zastrzeżone” oraz zaświadczenie o odbytym szkoleniu.

VI. Inne postanowienia

1. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych zaprosi do udziału w postępowaniu Przedsiębiorców, którzy przesłali „Zgłoszenie chęci współpracy z RARS” (Załącznik nr 1a i/lub Załącznik 1 b). Przedsiębiorcy, którzy zgłosili chęć podjęcia współpracy z RARS i spełnią określone warunki, otrzymają od RARS zaproszenie do złożenia oferty (I etap postępowania). Do kolejnego etapu zostaną dopuszczeni Przedsiębiorcy, gdy złożone przez nich oferty będą spełniać wymagania określone w warunkach postępowania. W II etapie prowadzone będą negocjacje cenowe, które mogą odbyć się w drodze bezpośrednich rozmów lub w formie korespondencyjnej.
2. Dopuszcza się składanie zgłoszeń częściowych na wybraną pozycję asortymentową lub na wszystkie pozycje asortymentowe jednocześnie.
3. Kryterium, które będzie brane pod uwagę przy ocenie ofert, jest to 100% cena oferty (z podatkiem VAT), w tym przez cenę oferty należy rozumieć: wartość zakupu wyrobów + wynagrodzenie za świadczenie usługi przechowywania wyrobów wraz z wymianą w magazynie Przedsiębiorcy zlokalizowanym na terenie Polski przez okres 3 lat od daty odbioru wyrobów przez Agencję, w przeliczeniu na 1 szt. wyrobu.
4. Do udziału w postepowaniu zakupowym RARS może nie zaprosić Przedsiębiorcy, który w wyniku posiadanych przez RARS informacji nie jest wiarygodny lub nie daję rękojmi należytego wykonania umowy zawartej w wyniku postępowania zakupowego.
5. Przesłanie Zgłoszenia chęci współpracy z RARS nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Informacji zawartych w zgłoszeniu Przedsiębiorcy RARS nie będzie traktować jako oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Dodatkowe informacje o prowadzonym rozeznaniu rynku można uzyskać w:

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych
00-193 Warszawa
ul. Stawki 2b
składając zapytanie w formie pisemnej na adres e-mail: sek_brm@rars.gov.pl

Ogólne warunki udziału w postępowaniach zakupowych, znajdują się na stronie internetowej RARS www.rars.gov.pl w zakładce: Nasze zadania>Rezerwy medyczne>Dla przedsiębiorcy>Zasady udzielania zamówień.

Informacji zawartych w zgłoszeniu nie należy taktować jako oferty.

Załączniki:

• Załącznik nr 1a - Formularz zgłoszenia chęci współpracy z RARS  188.5 kB
• Załącznik nr 1b - Formularz zgłoszenia chęci współpracy z RARS 188 kB
• Załącznik nr 2 - Klauzula informacyjna RODO 22.23 kB