Biuletyn Informacji Publicznej RARS

Informacja dotycząca przekazywania dokumentów elektronicznych

03 Jun 2024, 13:17

Dokumenty w postaci elektronicznej

W ramach mechanizmów i działań realizowanych przez RARS istnieje możliwość dostarczenia do Agencji dokumentów w postaci elektronicznej.

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 stycznia 2018 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych posiada Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP.

Adres skrytki na ePUAP:
/ARM_WARSZAWA/SkrytkaESP

W celu złożenia pisma w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta na platformie ePUAP. Przekazanie dokumentu następuje poprzez wypełnienie formularza udostępnionego na platformie ePUAP.

Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Formaty danych

Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządzane są w formacie XML na podstawie ogólnego wzoru dokumentu elektronicznego umieszczonego w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych.

Formaty danych, w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism powinny być zgodne z formatami danych określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 stycznia 2018 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (rozmiar: 139,78kB).

Dokument w wersji elektronicznej może zostać doręczony na następujących informatycznych nośnikach danych:

• Płyta CD/DVD,
• Pamięć USB.

Adres

Nośnik danych powinien zostać dostarczony bezpośrednio lub za pośrednictwem poczty do Centrali RARS na adres:

UPO

Po dostarczeniu dokumentu, wnioskodawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest potwierdzeniem złożenia dokumentu w RARS w formie elektronicznej.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru doręczanych dokumentów elektronicznych za pomocą nośników danych będzie wydawane w godzinach urzędowania RARS.

Dla dokumentów nadesłanych drogą elektroniczną, UPO zostanie wysłane na adres skrzynki nadawcy, za pośrednictwem której dokument został dostarczony.

Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych zostanie potwierdzone dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez RARS.

Wymagania techniczne

Do przygotowania dokumentu elektronicznego w formacie XML można użyć dowolnego edytora tekstowego umożliwiającego zakodowanie i zapisanie tekstu w UTF 8 (przykładowym darmowym programem jest Notepad2).

Podpisy mogą się znajdować w jednym pliku z podpisywanym dokumentem jak również podpis może być zapisany w oddzielnym pliku niż podpisywany dokument.

Dokumenty dostarczane do Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych w formie elektronicznej, będą skanowane na obecność szkodliwego oprogramowania. W przypadku wykrycia szkodliwego oprogramowania na informatycznym nośniku danych i braku możliwości jego usunięcia, dokumenty zostaną odrzucone, a nośnik danych zwrócony nadawcy wraz z informacją o przyczynie odrzucenia (czas skanowania uzależniony będzie od wielkości danych zamieszczonych na nośniku).

Maksymalny rozmiar dokumentu wraz z załącznikami przesłanego drogą elektroniczną nie może przekraczać 10 MB.

Podpis elektroniczny powinien być dołączony do dokumentu w oddzielnym pliku XML (tzw. podpis odłączny).

Szczególne warunki

Za datę wpływu dokumentu będzie uważana data pozytywnej weryfikacji wszystkich podpisów elektronicznych złożonych na dokumencie.

W szczególnych przypadkach niezależnych od RARS, związanych z potwierdzeniem ważności bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikacja podpisu może potrwać do 7 dni.

W przypadku negatywnej weryfikacji bezpiecznego (kwalifikowanego) podpisu elektronicznego, złożone dokumenty są odrzucane, a nadawca dokumentów jest informowany o przyczynach ich odrzucenia.

Dokumenty pełniące rolę załączników do wniosków, na których ciąży rygor dostarczenia w oryginale lub jako kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza, zostaną uznane za ważne jedynie wówczas, gdy zostaną podpisane bezpiecznym (kwalifikowanym) podpisem elektronicznym przez notariusza lub przez wystawcę dokumentu.

Dokumenty, które zgodnie z warunkami uczestnictwa należy dołączyć do wniosku w formie kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę, mogą być dołączone do wniosku elektronicznego w formie skanu.

W przypadku, gdy warunki uczestnictwa w mechanizmie nie nakładają rygoru złożenia dokumentów będących załącznikami do wniosku w oryginale lub w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wnioskodawcę, wnioskodawca może również dołączyć te dokumenty do wniosku w formie skanu.

W innym przypadku, należy dostarczyć je w formie papierowej zgodnie z wymaganiami dla danego mechanizmu.

Szczegółowe warunki dotyczące uczestnictwa w poszczególnych mechanizmach oraz działaniach prowadzonych przez RARS dostępne są na stronie www.rars.gov.pl

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej RARS

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej RARS -kancelaria@rars.gov.pl lub dowolny inny adres w domenie rars.gov.pl - traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.