Archiwum
18 Mar 2021, 12:13
Zasób archiwalny
Rządowa Agencja Rezerw Startegicznych jest jednostką wytwarzającą materiały archiwalne (akta kategorii A). Akta te wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego.
Nie później niż po 25 latach od ich wytworzenia Agencja ma obowiązek przekazać je do Archiwum Akt Nowych w Warszawie na wieczyste przechowywanie.
W Centrali Agencji w ramach komórki organizacyjnej zostało utworzone archiwum zakładowe, w którym gromadzona jest dokumentacja kategorii A i kategorii B - akt o czasowym okresie przechowywania. Natomiast w Składnicach RARS powstały magazyny archiwalne, w których gromadzona jest dokumentacja kat. B.
Udostępnianie akt
Zasób archiwum zakładowego i magazynów archiwalnych tworzy dokumentacja spraw zakończonych, przekazywana przez komórki organizacyjne, po dwóch latach od zakończenia spraw. Akta z zasobu udostępniane są:
- pracownikom Agencji do użytku służbowego na podstawie karty udostępnień i za zgodą kierownika komórki organizacyjnej,
- osobom trzecim na podstawie karty udostępnień i za zgodą Prezesa/Kierownika Składnicy.
System kancelaryjny
W RARS stosuje się bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, obowiązującym w zarówno w Centrali jak i Składnicach. Jednolity rzeczowy wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w sprawy, jej kwalifikacji archiwalnej oraz tworzenia teczek rzeczowych, które na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych przekazywane są do archiwum zakładowego/magazynów archiwalnych. Zgromadzona dokumentacja odzwierciedla przebieg załatwienia i rozstrzygnięcia spraw realizowanych przez Agencję.
Niszczenie dokumentacji
Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się w ramach procedury brakowania dokumentacji, za zgodą Archiwum Akt Nowych, które sprawuje też kontrolę w zakresie wykonywania przepisów ustawowych.
