Biuletyn Informacji Publicznej RARS

[Archiwum] Usługi przechowywania oleju silnikowego, przekładniowych oraz smarów plastycznych

06 Oct 2023, 13:57

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych zwana dalej „Agencją’’ prowadzi rozeznanie rynku na świadczenie usługi przechowywania oleju silnikowego, przekładniowych oraz smarów plastycznych zgodnych z obowiązującymi normami oraz kartami charakterystyki towarów.

I. Przedmiot zamówienia i informacje dotyczące towarów będących przedmiotem zamówienia

Termin składania ofert do dnia 19.10.2023 do godziny 15:00

1. Przedmiotem przetargu jest wybór Przedsiębiorcy, który będzie świadczył usługę przechowywania olejów silnikowych, przekładniowych i smarów plastycznych.
2. Oferent wyłoniony w niniejszym przetargu, z którym zostanie zawarta umowa na okres 48 miesięcy, zobowiązany będzie do:
   • przejęcia do przechowania Towaru z miejsca jego dotychczasowego przechowywania do magazynów własnych: składów podatkowych, zlokalizowanych na terenie Polski (w terminie nie później niż do 29.11.2023 r.);
   • świadczenia kompleksowej usługi przechowania towaru w magazynie własnym lub magazynie, do którego Oferent posiada inny tytuł prawny (magazyn wynajęty, wydzierżawiony lub w leasingu), zlokalizowanym na terenie Polski, zwanym dalej „magazynem Oferenta”, na warunkach określonych w umowie,
   • przechowywania towaru zgodnie z normami i kartami charakterystyki towaru w składach podatkowych;
   • prowadzenia ciągłej rotacji towaru, własnym staraniem i swój koszt, w celu zapewnienia jego odpowiedniej jakości, co najmniej 12 miesięcznym terminem przydatności do użycia;
   • utrzymanie nienaruszalnego stanu ilościowego towaru;
   • Termin związania ofertą wynosi 60 dni od daty określonej jako termin do składania ofert.

II. Wymogi w stosunku do Oferenta

1. 1. Oferent musi spełniać wymogi ustawy o ochronie informacji niejawnych w zakresie, o którym mowa w pkt IV.
   2. Oferent musi spełniać wymogi ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie, o którym mowa w pkt III w pkt 9 niniejszego ogłoszenia.
   3. Przedsiębiorca musi dokonać przejęcia Towaru z magazynu dotychczasowego Przechowawcy w terminie określonym w warunkach przetargu.
   4. Przedsiębiorca musi przechowywać Towar w magazynie własnym lub do którego posiada inny tytuł prawny przy zapewnieniu jego ochrony zgodnie z wymaganiami określonymi w warunkach przetargu.
   5. Wymagane jest, aby osoby zatrudnione przy realizacji umowy, które wykonywać będą prace magazynowe oraz podpisujące w imieniu Przechowawcy dokumenty niejawne były zatrudnione na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (pełny etat), przez cały okres realizacji umowy.

III. Inne postanowienia

• 1. Ilość Towaru oraz miejsce jego przechowywania zostanę podane po wyrażeniu przez Oferenta woli współpracy z Agencją we wskazanym zakresie oraz uzyskaniu przez Agencje potwierdzenia spełnienia wymogów ustawy o ochronie informacji niejawnych przez Oferenta.
  2. Warunkiem zawarcia umowy na przechowanie Towaru będzie wniesienie przez Przedsiębiorcę zabezpieczenia w zakresie należytego wykonania umowy w formie określonej w warunkach przetargu.
  3. Postępowanie prowadzone będzie w drodze dwustopniowego, zamkniętego przetargu, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu.
  4. Agencja zaprasza do udziału w postępowaniu Oferentów, którzy przesłali Zgłoszenie udziału w postępowaniu przetargowym oraz spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu. Oferenci, którzy zgłoszą swój udział w postępowaniu i spełnią określone przez Agencję warunki, otrzymają od Agencji zaproszenie do złożenia oferty (I etap postępowania). W drugim etapie postępowania prowadzone będą negocjacje warunków realizacji zamówienia, w szczególności negocjacje stawki za przechowanie i negocjacje ostatecznej treści umowy z Oferentami, których oferty zostaną przyjęte. Negocjacje mogą być prowadzone w drodze bezpośrednich rozmów lub w formie korespondencyjnej.
  5. Szczegółowe zasady współpracy pomiędzy stronami określa projekt umowy, który zostanie Oferentowi przesłany wraz z zaproszeniem do składania ofert po spełnieniu wymogów ustawy o ochronie informacji niejawnych przez Oferenta.
  6. Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych - zwane dalej RODO) Agencja informuje, iż:
• administratorem danych osobowych pozyskanych w związku z przeprowadzeniem postępowania oraz w przypadku wyboru oferty, przygotowaniem, zawarciem i realizacją umowy jest Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych (dalej: Agencja) z siedzibą w Warszawie (00-844), ul. Grzybowska 45, tel. 22 36 09 100, adres e-mail: kancelaria@rars.gov.pl;
• administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: iod@rars.gov.pl lub tel. 22 36-09-237;
• dane osobowe osób, których dane dotyczą przetwarzane będą, w przypadku wyboru oferty, w celu:
• przygotowania, zawarcia i realizacji umowy na podstawie aktualnie obowiązującej ustawy o rezerwach strategicznych z dnia 17 grudnia 2020 r; (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• wywiązania się przez Agencję z obowiązku prawnego wynikającego z obowiązujących przepisów o rachunkowości oraz przepisów podatkowych, w tym w zakresie rozliczeń i przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• ochrony obiektu, w którym wykonywać będziecie Państwo czynności na podstawie umowy poprzez monitoring wizyjny, do czego Agencja jest zobowiązana na podstawie obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z umowy, co stanowi prawnie usprawiedliwiony interes Agencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• jak również mogą być przetwarzane w celu wywiązana się z obowiązku prawnego wynikającego z przepisów o dostępie do informacji publicznej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• dane osobowe osób, których dane dotyczą, będą przechowywane w Agencji do czasu realizacji umowy w całości, natomiast zapisy z monitoringu będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 30 dni, chyba że dłuższy okres ich przechowywania będzie niezbędny dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dane nie będą udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych, wyjąwszy przypadki przewidziane obowiązującymi przepisami prawa, w tym przypadki udostępniania uprawnionym podmiotom lub organom publicznym na ich żądanie a po ich wykorzystaniu przetwarzane będą dla celów archiwalnych na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• osobom, których dane dotyczą przysługuje:
• prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• ograniczenia przetwarzania, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• żądania od Agencji usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), jednak prawo do żądania usunięcia danych osobowych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne m.in. do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, jak również do celów archiwalnych oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• przenoszenia danych, jednak prawo to nie ma zastosowania do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie Państwa danych osobowych.
• podanie Agencji danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest niezbędne w przypadku wyboru oferty, przygotowania, zawarcia i realizacji umowy;
• dane osobowe przetwarzane przez Agencję nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 RODO.

IV. Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu

W ramach prowadzonego postępowania zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, Oferentom zainteresowanym udziałem w postępowaniu zostaną przekazane informacje niejawne, dotyczące asortymentu i ilości oraz miejsca dostawy (przechowywania) rezerwy, jak również inne informacje niezbędne do realizacji zamówienia po uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów aktualnie obowiązującej ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Dlatego też, wymagane jest aby osoby reprezentujące Oferenta biorące udział w postępowaniu, uczestniczące w czynnościach zmierzających do zawarcia umowy, w jej zawarciu oraz w wykonaniu, w zakresie związanym z dostępem do informacji niejawnych, spełniały wymogi nałożone ustawą o ochronie informacji niejawnych, tj. posiadały aktualne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego lub pisemne upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” wydane przez osobę uprawnioną i były przeszkolone w zakresie ochrony informacji niejawnych, nie rzadziej niż raz na 5 lat, zgodnie z zapisami ww. ustawy, z tym jednak, iż kierownik Oferenta (kierownik przedsiębiorcy w rozumieniu art. 2 pkt 14 ww. ustawy) powinien posiadać co najmniej aktualne zaświadczenie o przebytym szkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych.

Z informacjami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych można zapoznać się na stronie internetowej Agencji: www.rars.gov.pl, w zakładce - Informacje niejawne.

V. Zgłoszenie udziału w postępowaniu

1. 1. Zainteresowani Oferenci powinni złożyć formularz- Zgłoszenie udziału w postępowaniu przetargowym wg załączonego wzoru (załącznik nr 1) wraz z kopią aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” oraz aktualnego zaświadczenia o przebytym szkoleniu w zakresie informacji niejawnych (w przypadku udzielenia odpowiedzi TAK w pkt 6 zgłoszenia), w terminie do dnia 19.10.2023 roku do godziny 15.00 w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, ul. Grzybowska 45, 00-844 Warszawa lub przesłać drogą elektroniczną na adres: sek_bz@rars.gov.pl
   2. Zgłoszenie udziału w postępowaniu nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Informacji zawartych w zgłoszeniu Oferenta Agencja nie będzie traktować jako oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
   3. Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia – Zgłoszenie udziału w postępowaniu przetargowym w wersji elektronicznej można pobrać ze strony internetowej rars.gov.pl – w zakładce Rezerwy strategiczne – Rezerwy techniczne – Zakup towarów i usług do rezerw – Ogłoszenia na zakup do rezerw technicznych.
   4. Dodatkowych informacji o postępowaniu przetargowym można uzyskać pod nr telefonu: 22 36 09 242 lub 22 36 09 390.

Załączniki

Załącznik nr 1 -  zgłoszenie udziału w postęowaniu (format Word, rozmiar 82.5 kB)