Biuletyn Informacji Publicznej RARS

[Archiwum] Sprzedaż czekolady

18 Oct 2023, 10:40

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych zwana dalej „Agencją” prowadzi rozeznanie rynku (poprzedzające wysłanie zaproszeń do składania ofert) wśród Przedsiębiorców – producentów czekolady / innych środków spożywczych, którzy do ich produkcji używają czekolady zgodnej z przedmiotem zamówienia, dotyczące współpracy z Agencją w zakresie:

Zadanie 1

Sprzedaży oraz świadczenia usługi przechowywania rezerwy strategicznej czekolady, w magazynie będącym w dyspozycji Przechowawcy.

Przedsiębiorca wyłoniony w przetargu, z którym zostanie zawarta umowa:

• dokona sprzedaży na rzecz Agencji czekolady w terminie nie dłuższym niż 14 dni od pierwszego dnia obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem, że dostawy muszą zostać zrealizowane do dnia 18.12.2023 r.;
• świadczyć będzie usługę przechowania czekolady obejmującą magazynowanie oraz wymianę, na warunkach określonych w umowie.

Przedmiotem zamówienia będzie dostawa na rzecz Agencji czekolady, produktu otrzymanego z wyrobów kakaowych i cukrów, który zawiera nie mniej niż 35% suchej masy kakaowej ogółem, w tym nie mniej niż 18% tłuszczu kakaowego i nie mniej niż 14% beztłuszczowej suchej masy kakaowej, w formie tabliczki, bez dodatków, o jakości zgodnej z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz minimalnymi wymaganiami określonymi przez Agencję, zwana dalej „czekoladą” i świadczenie usługi jej przechowania obejmującej wymianę.

Wymiana polegać będzie na zastępowaniu, w miejscu przechowywania rezerwy czekolady, czekoladą tożsamą rodzajowo i gatunkowo wyprodukowana przez Oferenta w tej samej ilości oraz wymaganej jakości, tak aby w całym okresie obowiązywania umowy, do upływu okresu minimalnej trwałości czekolady, pozostawało zawsze nie mniej niż 50% tego okresu, z zastrzeżeniem, że przez ostatnie 30 dni przed upływem terminu wygaśnięcia umowy powinno pozostać nie mniej niż 60% okresu minimalnej trwałości.

Przedsiębiorca za wykonaną usługę przechowywania czekolady otrzymywać będzie od Agencji wynagrodzenie według zryczałtowanej stawki w zł/tonodobę (bez VAT) obejmującej wszystkie czynności wynikające z umowy.

Zadanie 2

Świadczenie kompleksowej usługi utrzymywania rezerwy strategicznej czekolady, stanowiącej własność Przedsiębiorcy oraz sprzedaży na rzecz Agencji utrzymywanej rezerwy w sytuacji wystąpienia konieczności jej wydania.

Przedmiotem zamówienia będzie czekolada, produkt otrzymany z wyrobów kakaowych i cukrów, który zawiera nie mniej niż 35% suchej masy kakaowej ogółem, w tym nie mniej niż 18% tłuszczu kakaowego i nie mniej niż 14% beztłuszczowej suchej masy kakaowej, w formie tabliczki, bez dodatków, o jakości zgodnej z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz minimalnymi wymaganiami określonymi przez Agencję zwana dalej „czekoladą”.

Przedsiębiorca wyłoniony w przetargu, z którym zostanie zawarta umowa, utrzymywać będzie czekoladę stanowiącą jego własność, zapewniając stałą gotowość jej sprzedaży, warunki magazynowania zgodnie z obowiązującymi przepisami gwarantujące odpowiednią jakość utrzymywanej czekolady, a także wymagany przez Agencję poziom ilościowy.

Za wykonaną kompleksową usługę utrzymywania czekolady, Przedsiębiorca otrzymywać będzie od Agencji wynagrodzenie według ustalonej w trakcie postępowania zryczałtowanej stawki w zł/tonodobę (bez VAT).

Na wezwanie Agencji Przedsiębiorca zobowiązany będzie sprzedać na rzecz Agencji utrzymywaną czekoladę, w ilości oraz w terminie wskazanym przez Agencję, w ustalonej w wyniku przetargu cenie.

I. Wymagania dla Przedsiębiorców

Zadanie 1

W zakresie sprzedaży oraz świadczenia usługi przechowania rezerwy strategicznej czekolady obejmującej jej magazynowanie oraz wymianę

Przedsiębiorca, który świadczyć będzie usługę przechowania czekolady powinien zapewnić w szczególności:

1. Wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy sprzedaży i przechowania;
2. Sprzedaż czekolady spełniającej wymagania w terminie określonym przez Agencję;
3. Przechowywanie rezerwy czekolady w magazynie własnym lub w magazynie, do którego Przedsiębiorca posiada inny tytuł prawny, zlokalizowanym na terenie Polski, przy zapewnieniu jego ochrony, zgodnie z wymaganiami, które zostaną określone w warunkach przetargu, spełniającym wymagania zgodnie z rozporządzeniem (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.4.2004);
4. Przechowywanie czekolady zgodnie z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia, oraz wymaganiami Agencji, w warunkach wykluczających możliwość pogorszenia jakości, w wydzielonym pomieszczeniu magazynowym lub wydzielonej części pomieszczenia magazynowego, w sposób umożliwiający swobodny dostęp do czekolady, jej identyfikację i kontrolę;
5. Wymianę czekolady prowadzoną w ramach ogólnej gospodarki magazynowej Przedsiębiorcy oraz prowadzenie odrębnej dokumentacji obejmującej wszystkie operacje związane z przyjęciem, wydaniem oraz wymianami przechowywanej rezerwy;
6. Wymaganą jakość czekolady przy przyjęciu, wydaniu oraz w całym okresie przechowywania;
7. Prowadzenie odrębnej dokumentacji obejmującej wszystkie operacje związane z wydaniem oraz wymianą przechowywanej rezerwy;
8. Oznakowanie rezerw strategicznych czekolady w sposób widoczny i czytelny, zgodnie z wymaganiami umownymi;
9. Przestrzeganie przepisów ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756 z późn. zm.) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych    w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016);
10. Posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy w zakresie świadczenia usługi przechowania obejmującej wymianę zabezpieczeń należytego wykonania umowy, w tym gwarancji bankowej.

Przedsiębiorca, z którym zawarta zostanie umowa sprzedaży i przechowania ponosić będzie odpowiedzialność za ilość, jakość oraz nienaruszalność stanów przechowywanej rezerwy. Czekolada stanowiąca rezerwy strategiczne pozostaje do wyłącznej dyspozycji Agencji.

Zadanie 2

Świadczenie kompleksowej usługi utrzymywania rezerwy strategicznej czekolady, stanowiącej własność Przedsiębiorcy oraz sprzedaży na rzecz Agencji utrzymywanej rezerwy, w sytuacji wystąpienia konieczności jej wydania.

1. Przedsiębiorca świadczący na rzecz Agencji usługę utrzymywania powinien zapewnić w szczególności:

• wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy utrzymywania;
• wyodrębnienie ze stanów magazynowych czekolady z przeznaczeniem na rezerwy strategiczne w terminie nie dłuższym niż 14 dni od pierwszego dnia obowiązywania umowy;
• utrzymywanie i stałą gotowość do sprzedaży na rzecz Agencji czekolady stanowiącą rezerwy strategiczne, której do upływu terminu minimalnej trwałości pozostało nie mniej niż 50% okresu minimalnej trwałości po cenie sprzedaży, określonej w umowie utrzymywania, w ilości oraz w terminie wskazanym przez Agencję;
• świadczenie usługi utrzymywania rezerwy czekolady w magazynie własnym lub w magazynie, do którego Przedsiębiorca posiada inny tytuł prawny, zlokalizowanym na terenie Polski, przy zapewnieniu jego ochrony, zgodnie z wymaganiami, które zostaną określone w warunkach przetargu, spełniającym wymagania zgodnie z rozporządzeniem (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30.04.2004);
• utrzymywanie czekolady zgodnie z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia oraz wymagania Agencji, w warunkach wykluczających możliwość pogorszenia jakości, w wydzielonym pomieszczeniu magazynowym lub w wydzielonej części pomieszczenia magazynowego, w sposób umożliwiający swobodny dostęp do każdej partii czekolady, jej identyfikację i kontrolę;
• wymaganą jakość czekolady przy przyjęciu, wydaniu oraz w całym okresie utrzymywania;
• posiadanie wyników badań jakościowych utrzymywanej rezerwy oraz przedkładania tych badań na żądanie Agencji;
• posiadanie sprawnej infrastruktury technicznej niezbędnej do przyjęcia i wydania czekolady;
• zapewnienia możliwości wydania w ciągu doby (załadunku na środki transportu) nie mniej niż 50 ton czekolady;
• oznakowanie rezerwy strategicznej czekolady w sposób widoczny i czytelny, zgodnie z wymaganiami umowy;
• przestrzeganie przepisów ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756 z późn. zm.) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych  w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016);
• posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy utrzymywania zabezpieczeń należytego wykonania umowy, w tym w formie gwarancji bankowej;
• posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy aktualnego ubezpieczenia utrzymywanej rezerwy w zakresie wszelkich ryzyk fizycznych uszkodzenia i utraty.
  2. Przedsiębiorca, z którym zawarta zostanie umowa będzie ponosił odpowiedzialność za ilość, jakość, ochronę oraz nienaruszalność przechowywanej rezerwy. Czekolada stanowiący rezerwy strategiczne pozostaje do wyłącznej dyspozycji Agencji.
  3. Agencja ponosi koszty utrzymywania rzeczywistych stanów ilościowych czekolady według zryczałtowanej stawki określonej w umowie utrzymywania.
  4. W przypadku wystąpienia potrzeby przetransportowania Oferent zobowiązany będzie do odpłatnego przetransportowania rezerw do miejsca wskazanego przez Agencję, zgodnie z umową.

II. Zasady prowadzenia postępowania przetargowego

Wybór Przedsiębiorców nastąpi w drodze zamkniętego dwustopniowego przetargu.

I etap postępowania przetargowego

Agencja wysyła zaproszenia do złożenia oferty wraz z warunkami przetargu do wszystkich Przedsiębiorców, którzy wyrazili chęć współpracy i przesłali zgłoszenie udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem, że nie zaprasza się Przedsiębiorców, którzy:

• realizując zamówienie w zakresie rezerw wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu wydanym w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania lub wobec których Agencja prowadzi postępowanie sądowe lub egzekucyjne w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy mającej za przedmiot rezerwy;
• według posiadanych przez Agencję informacji nie dają rękojmi należytego wykonania umowy ze względu na ich sytuację finansową lub inne okoliczności, w szczególności nie dają rękojmi zachowania wymagań w zakresie przechowywania czekolady będącej przedmiotem postępowania;

Warunkiem przystąpienia do przetargu będzie: wniesienie wadium w wysokości określonej w warunkach przetargu oraz złożenie oferty w terminie i formie określonej w warunkach przetargu.

Powołany w Agencji Tandem Zakupowy dokona oceny, czy złożone oferty spełniają wymagania formalne określone w warunkach przetargu i nie podlegają odrzuceniu.

II etap postępowania przetargowego

Do drugiego etapu postępowania dopuszcza się co najmniej pięciu Przedsiębiorców, którzy spełnili wymagania formalne określone w warunkach oraz przedstawili najkorzystniejsze ekonomicznie warunki oferty. Jeżeli liczba Przedsiębiorców, którzy spełniają wymagania określone w warunkach, jest mniejsza niż pięciu, Agencja zaprasza do drugiego etapu wszystkich Przedsiębiorców spełniających warunki.

Tandem Zakupowy z Przedsiębiorcami spełniającymi wymagania określone w warunkach, prowadzić będzie negocjacje cenowe i dokona wyboru najkorzystniejszych ofert

Negocjacje prowadzone będą w zakresie:

Zadanie 1

• ceny sprzedaży czekolady w złotych za kilogram (bez VAT);
• zryczałtowanej stawki za usługę przechowania czekolady w złotych za tonodobę (bez VAT).

Zadanie 2:

• zryczałtowanej stawki za usługę utrzymywania, w złotych za tonodobę (bez VAT);
• ceny, po jakiej Przedsiębiorca zobowiązany będzie sprzedać czekoladę, w przypadku wystąpienia konieczności wydania rezerw w zł/kg (bez VAT).

Tandem Zakupowy dokona wyboru najkorzystniejszych ofert, według kryteriów określonych w warunkach przetargu.

Z wybranymi w wyniku postępowania przetargowego Przedsiębiorcami zostaną zawarte umowy.

Termin wykonania umowy:

1. dotyczącej świadczenia usługi przechowywania będzie wynosił 4 lata,
2. dotyczącej świadczenia usługi utrzymywania będzie wynosił 2.

Warunkiem zawarcia umowy będzie wniesienie przez Przedsiębiorcę zabezpieczeń należytego wykonania umowy, w tym w formie gwarancji bankowej.

III. Informacje niejawne

Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

W związku z powyższym, istnieje konieczność podjęcia z dostatecznym wyprzedzeniem działań przez zainteresowanych Przedsiębiorców, którzy nie posiadają ważnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone”.

Upoważnienia do przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” wydaje kierownik przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 2 pkt 14 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

Dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” możliwy jest po uzyskaniu zaświadczenia o odbytym szkoleniu i posiadaniu upoważnienia lub poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych.

W celu uzyskania stosownych uprawnień przez osoby reprezentujące Przedsiębiorcę, biorące udział w postępowaniu, uczestniczące w czynnościach zmierzających do zawarcia umowy oraz w jej wykonaniu w zakresie związanym z dostępem do informacji niejawnych, o których mowa wyżej, mogą złożyć (z odpowiednim wyprzedzeniem) wniosek do Prezesa Agencji o przeprowadzenie szkolenia z zakresu przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Szczegółowe informacje dotyczące szkolenia i wydania zaświadczenia o odbytym szkoleniu można uzyskać na stronie internetowej Biuletyn Informacji Publicznej Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, w zakładce Informacje niejawne oraz pod nr tel. 22 36 09 114.

Termin i adres

Zainteresowani Przedsiębiorcy powinni w terminie do 30.10.2023 r. złożyć w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych ul. Grzybowska 45, 00-844 Warszawa, lub na adres email: sek_bz@rars.gov.pl wypełnione zgłoszenie wg załączonego wzoru.

Dodatkowe informacje o postępowaniu przetargowym można uzyskać w: Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych w Warszawie, ul. Grzybowska 45, tel.  22 36 09 303 lub składając zapytanie w formie pisemnej na adres e-mail: sek_bz@rars.gov.pl

Ogólne warunki udziału w postępowaniach przetargowych, znajdują się na stronie internetowej Agencji - www.rars.gov.pl w zakładce: Nasze zadania » Rezerwy żywnościowe » Dla przedsiębiorcy » Zasady udzielania zamówień

Informacji zawartych w zgłoszeniu nie należy traktować jako oferty.

Zgłoszenie udziału w postepowaniu  przetargowym w wersji elektronicznej można pobrać ze strony internetowej:  https://bip.rars.gov.pl w zakładce Aktualności/ogłoszenia dotyczące rezerw żywnościowych.

Informacji zawartych w zgłoszeniu nie należy taktować jako oferty.

Załączniki

Załącznik 1 - Zgłoszenie udziału w postępowaniu przetargowym (format Word, rozmiar 34.56 kB)