Biuletyn Informacji Publicznej RARS

[Archiwum] Przechowywanie herbaty czarnej

08 Apr 2024, 11:35

Informacje ogólne

Przedmiotem zamówienia

Przedmiotem zamówienia będzie przechowywanie herbaty czarnej tj. produktu spożywczego o jakości zgodnej z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia, normą PN-ISO 3720 Herbata czarna Definicja i podstawowe wymagania, normą PN-ISO 6078:1996P „Herbata czarna – Terminologia” oraz wymaganiami Agencji określonymi w warunkach przetargu, zwana dalej „herbatą” i świadczenie usługi jej przechowywania obejmującej wymianę.

Przedsiębiorca wyłoniony w przetargu, z którym zostanie zawarta umowa:

• przejmie w terminie nie dłuższym niż 14 dni od podpisania umowy herbatę czarną z dotychczasowej lokalizacji;
• świadczyć będzie usługę przechowywania herbaty czarnej obejmującą magazynowanie oraz wymianę, na warunkach określonych w umowie.

Wymiana

Wymiana polegać będzie na cyklicznym zastępowaniu produktu wchodzącego w skład rezerwy, w miejscu przechowywania rezerwy herbaty czarnej, herbatą o wymaganej jakości i ilości tak, aby w całym okresie obowiązywania umowy czas przechowywania herbaty był nie dłuższy niż 50% okresu minimalnej trwałości, określonego przez Przechowawcę, z zastrzeżeniem, że przez ostatnie 30 dni przed terminem wygaśnięcia umowy, powinno pozostać nie mniej niż 60% okresu minimalnej trwałości.

Przedsiębiorca za wykonaną usługę przechowywania herbaty otrzymywać będzie od Agencji wynagrodzenie według zryczałtowanej stawki w zł/tonomiesiąc (plus VAT), obejmującej wszystkie czynności wynikające z umowy.

I. Wymagania dla Przedsiębiorców

Przedsiębiorca, który świadczyć będzie na rzecz Agencji usługę przechowywania herbaty, powinien zapewnić w szczególności:

1. wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy przechowania;
2. dokonanie przejęcia herbaty na przechowanie z magazynu dotychczasowego przechowawcy w terminie określonym w warunkach przetargu;
3. przechowywanie herbaty w magazynie własnym lub w magazynie, do którego Przedsiębiorca posiada inny tytuł prawny, zlokalizowanym na terenie Polski, przy zapewnieniu jego ochrony, zgodnie z wymaganiami, które zostaną określone w warunkach przetargu, spełniającym wymagania zgodnie z rozporządzeniem (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. U. L 139 z 30.4.2004) i obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia;
4. przechowywanie herbaty zgodnie z obowiązującymi przepisami określającymi wymagania handlowe, bezpieczeństwa żywności i żywienia, oraz wymaganiami Agencji, w warunkach wykluczających możliwość pogorszenia jakości, w wydzielonym pomieszczeniu magazynowym lub wydzielonej części pomieszczenia magazynowego, w sposób umożliwiający swobodny dostęp do rezerwy herbaty czarnej, jej identyfikację i kontrolę;
5. posiadanie sprawnej infrastruktury technicznej niezbędnej do przyjęcia, wydania i przechowywania herbaty;
6. wymaganą jakość herbaty przy przyjęciu, wydaniu oraz w całym okresie przechowywania;
7. wymianę rezerwy herbaty prowadzoną w ramach ogólnej gospodarki magazynowej Przedsiębiorcy;
8. prowadzenie odrębnej dokumentacji obejmującej wszystkie operacje związane z przyjęciem, wydaniem oraz wymianami przechowywanej rezerwy;
9. oznakowanie rezerw strategicznych herbaty  w sposób widoczny i czytelny, zgodnie z wymaganiami umownymi;
10. zabezpieczenie magazynu, w którym przechowywana będzie rezerwa, zgodnie z  postanowieniami umownymi;
11. przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742 z późn.zm.) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych (Dz. U. L 119 z 4.5.2016);
12. posiadanie przez cały okres obowiązywania umowy przechowania zabezpieczeń należytego wykonania umowy, w tym  gwarancji bankowej.

Przedsiębiorca, z którym zawarta zostanie umowa przechowania ponosić będzie odpowiedzialność za ilość, jakość, ochronę oraz nienaruszalność stanów przechowywanej rezerwy. Herbata stanowiąca rezerwę strategiczną pozostaje do wyłącznej dyspozycji Agencji.

II. Zasady prowadzenia postępowania przetargowego

Wybór Przedsiębiorców, którzy będą świadczyć usługę przechowywania herbaty, obejmującą  wymianę, nastąpi w drodze zamkniętego dwustopniowego przetargu.

Pierwszy etap postępowania przetargowego

Agencja wysyła zaproszenia do złożenia oferty wraz z warunkami przetargu do wszystkich Przedsiębiorców, którzy wyrazili chęć współpracy i przesłali zgłoszenie udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem, że nie zaprasza się Przedsiębiorców, którzy:

• realizując zamówienie w zakresie rezerw wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu wydanym w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania lub wobec których, Agencja prowadzi postępowanie sądowe lub egzekucyjne w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy mającej za przedmiot rezerwy;
• według posiadanych przez Agencję informacji nie dają rękojmi należytego wykonania umowy ze względu na ich sytuację finansową lub inne okoliczności, w szczególności nie dają rękojmi zachowania wymagań w zakresie przechowywania ziarna zbóż będącego przedmiotem postępowania.

Warunkiem przystąpienia do przetargu będzie wniesienie wadium w wysokości określonej w warunkach przetargu oraz złożenie oferty w terminie i formie określonej w warunkach przetargu.

Powołany w Agencji Tandem Zakupowy dokona oceny, czy złożone oferty spełniają wymagania formalne określone w warunkach przetargu i nie podlegają odrzuceniu.

Drugi etap postępowania przetargowego

Do drugiego etapu postępowania dopuszcza się wszystkich Przedsiębiorców, którzy spełnili wymagania formalne określone w warunkach przetargu.

Tandem Zakupowy w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty prowadzić będzie negocjacje cenowe :

• w drodze bezpośrednich rozmów;
• w formie pisemnej;
• w formie poczty elektronicznej.

W uzasadnionych przypadkach na prośbę kontrahenta, Agencja może dopuścić przeprowadzenie negocjacji za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej MS TEAMS.

Negocjacje prowadzone będą w zakresie:

• zryczałtowanej stawki za usługę przechowania herbaty w złotych za tonomiesiąc (bez VAT).

Tandem Zakupowy dokona wyboru najkorzystniejszych ofert, według kryteriów określonych w warunkach przetargu.

Z wybranymi w wyniku postępowania przetargowego Przedsiębiorcami, zostaną zawarte umowy. Termin wykonania usługi przechowania będzie wynosił 4 lata.

Warunkiem zawarcia umowy będzie wniesienie przez Przedsiębiorcę zabezpieczeń należytego wykonania umowy, w formie określonej w warunkach przetargu.

Informacje niejawne

Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

W związku z powyższym istnieje konieczność podjęcia z dostatecznym wyprzedzeniem działań przez zainteresowanych Przedsiębiorców, którzy nie posiadają ważnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone”.

Upoważnienia do przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” wydaje kierownik przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 2 pkt 14 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

Dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” możliwy jest po uzyskaniu zaświadczenia o odbytym szkoleniu i posiadaniu upoważnienia lub poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych.

W celu uzyskania stosownych uprawnień przez osoby reprezentujące Przedsiębiorcę, biorące udział w postępowaniu, uczestniczące w czynnościach zmierzających do zawarcia umowy oraz w jej wykonaniu w zakresie związanym z dostępem do informacji niejawnych o których mowa wyżej, mogą złożyć (z odpowiednim wyprzedzeniem) wniosek do Prezesa Agencji o przeprowadzenie szkolenia z zakresu przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Szczegółowe informacje dotyczące szkolenia i wydania zaświadczenia o odbytym szkoleniu można uzyskać kierując zapytanie do Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych w RARS bądź pod adresem e-mail: szkolenia.oin@rars.gov.pl

1. Zainteresowani Przedsiębiorcy, powinni w terminie do 26 kwietnia 2024 r. do godziny 15:30 złożyć w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych ul. Grzybowska 45, 00-844 Warszawa, z dopiskiem Biuro Zakupów lub przesłać drogą elektroniczną na adres: kancelaria@rars.gov.pl oraz DW monika.pajer@rars.gov.pl wypełnione zgłoszenie wg załączonego wzoru.
2. Dodatkowe informacje o postępowaniu przetargowym można uzyskać w:

Ogólne warunki udziału w postępowaniach przetargowych, znajdują się na stronie internetowej RARS www.RARS.gov.pl w zakładce: Nasze zadania » Rezerwy żywnościowe » Dla przedsiębiorcy » Zasady udzielania zamówień

Informacji zawartych w zgłoszeniu nie należy taktować jako oferty.

Załączniki w formacie Word

Załącznik 1 – Zgłoszenie chęci udziału w postępowaniu przetargowym (rozmiar 27.07 kB)

Załącznik 2 – Klauzula informacyjna RODO (rozmiar 18.13 kB)