Biuletyn Informacji Publicznej RARS

I. Przedmiot zamówienia i informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup wyrobów wymienionych w Zadaniach 1-5 wraz z usługą ich przechowywania, w tym dokonywania wymiany w magazynie Oferenta zlokalizowanym na terenie Polski przez okres 3 lat od dnia odbioru wyrobów przez Agencję, za wynagrodzeniem ustalonym pomiędzy Stronami w wyniku negocjacji.

Termin

Planowany termin dostawy towarów wymienionych w Zadaniach nr 1-5 do dnia 31.10.2024r.

Zadanie nr 1

Zadanie nr 2

Zadanie nr 3

Zadanie nr 4

Zadanie nr 5

Dopuszcza się składanie ofert na wybrane Zadanie/a lub na wszystkie Zadania jednocześnie, z zastrzeżeniem, że zaproponowana przez Oferenta ilość w danym Zadaniu nie może być mniejsza niż 100 % ilości wskazanej w danym Zadaniu.

Dostarczane do rezerw strategicznych wyroby wymienione w Zadaniach nr 1 - 5 muszą:

1. spełniać wymogi określone ustawą o wyrobach medycznych z dnia 7 kwietnia 2022 r. i innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego w odniesieniu do tych wyrobów oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektyw Rady 90/385/EWG i 93/42/EWG, przy uwzględnieniu postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/607 z dnia 15 marca 2023 r. w sprawie zmiany rozporządzeń (UE) 2017/745 i (UE) 2017/746 w odniesieniu do przepisów przejściowych dotyczących niektórych wyrobów medycznych i wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro.
2. posiadać w dniu dostawy do upływu terminu ważności nie mniej niż 70 % okresu ważności określonego przez ich producentów.
3. spełniać wymagania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej oraz uchylenia dyrektywy Rady 89/686/EWG – w przypadku rejestracji wyrobu również jako Środek Ochrony Indywidualnej.

Informacje dotyczące ilości wyrobów oraz miejsce ich dostawy (przechowywania), stanowią informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone” w rozumieniu aktualnie obowiązującej ustawy z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych i mogą być udostępniane wyłącznie osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia, dlatego też zostaną one przekazane Oferentowi po uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia wymogów ww. ustawy.

Wyroby wymienione w Zadaniach 1–5 będące przedmiotem niniejszego postępowania kupowane są z przeznaczeniem wprowadzenia ich do rezerw strategicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 2020 r. o rezerwach strategicznych (Dz.U. z 2023 r. poz.294, z późn. zm.). Stosownie do treści art. 3 ww. ustawy rezerwy strategiczne tworzone są i utrzymywane na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa i obronności państwa, bezpieczeństwa, porządku i zdrowia publicznego oraz wystąpienia klęski żywiołowej lub sytuacji kryzysowej, w celu wsparcia realizacji zadań m.in. w zakresie bezpieczeństwa i obrony państwa, złagodzenia zakłóceń w ciągłości dostaw służących funkcjonowaniu gospodarki i zaspokojeniu podstawowych potrzeb obywateli, ratowania ich życia i zdrowia, a także wypełniania zobowiązań międzynarodowych Rzeczypospolitej Polskiej. Dlatego też, wyroby te muszą być utrzymywane w stałej gotowości do użycia, co może zostać zapewnione poprzez dokonywanie ich bieżącej wymiany.

II. Obowiązki Oferenta związane z realizacją usługi będącej przedmiotem postępowania

Oferent będzie zobowiązany w szczególności do:

1. Przechowywania wyrobów, o których mowa w Zadaniach 1–5, zgodnie z wymogami określonymi przez ich producentów.
2. Wydawania rezerwy przez 24 godz./dobę w przypadku wydania decyzji o jej udostępnieniu.
3. Wymiany wyrobów wymienionych w Zadaniach 1–5, przeprowadzanej bezwynikowo z zachowaniem nienaruszalności stanu ilościowego przy uwzględnieniu zasady: w pierwszej kolejności złożenie wyrobów zastępujących wymieniane wyroby, a następnie wydanie wyrobów podlegających wymianie w celu ich zagospodarowania przez Oferenta. Wymiana będzie polegała na zastąpieniu wyrobów, w miejscu ich przechowywania, takimi samymi wyrobami, w takiej samej ilości i będzie dokonywana cyklicznie tak, aby w każdym czasie trwania umowy do upływu terminu ważności wyrobów pozostało nie mniej niż 50 % okresu ważności określonego przez ich producentów. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość skrócenia okresu, o którym mowa powyżej. Wymiana wyrobów może być dokonywana sukcesywnie i bez ograniczeń w ilościach określonych przez Oferenta w okresie trwania umowy przy uwzględnieniu ww. zasad, tj. w szczególności nienaruszenia stanu ilościowego rezerwy strategicznej.
4. Informowania o trudnościach z dokonywaniem bieżącej wymiany towarów wymienionych w Zadaniach 1–5 wynikających ze zmniejszenia popytu, podaży lub innych okoliczności mających wpływ na obrót tymi wyrobami, celem wspólnego dokonania ustaleń, co do dalszego postępowania. Powyższe dotyczy również konieczności zamiany wyrobów poprzez zastępowanie asortymentu rezerwy innymi wyrobami w ramach jednej grupy rodzajowej równoważnymi pod względem ilości, jakości i zastosowania lub właściwości.
5. Odkupienia rezerwy w przypadkach, o których mowa w umowie lub przystąpienia Oferenta do ogłoszonego przez Agencję przetargu na sprzedaż wyrobów będących przedmiotem umowy, w przypadku podjęcia przez organ tworzący rezerwy decyzji o jej likwidacji.
6. Zapewnienia ochrony magazynu, w którym będzie przechowywana rezerwa strategiczna w zakresie ochrony przed dostępem do magazynu osób nieuprawnionych oraz zabezpieczenia przechowywanych rezerw przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub innym nieuprawnionym działaniem osób trzecich, z zastosowaniem ochrony fizycznej i zabezpieczeń technicznych dostosowanych do istniejących zagrożeń i posiadanej infrastruktury Oferenta. Minimalna ochrona magazynu, jaką musi zapewnić Oferent polega na montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia, stanowiących najmniej zaawansowany dopuszczalny środek ochrony (np. drzwi stalowe, kraty, zamki patentowe, kłódki, itp.).

Pożądanym przez Agencję jest zapewnienie minimalnej wyżej opisanej ochrony magazynu w połączeniu z:

a) bezpośrednią ochroną fizyczną– polegającą na stałym lub doraźnym dozorze pomieszczeń magazynowych lub stałym dozorze sygnałów przesyłanych, gromadzonych
i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych

lub/i

b) elektronicznymi urządzeniami i systemami alarmowymi sygnalizującymi zagrożenie.

III. Informacje niejawne

W ramach prowadzonego postępowania zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, Oferentom zainteresowanym udziałem w postępowaniu zostaną przekazane informacje niejawne, dotyczące asortymentu i ilości oraz miejsca dostawy (przechowywania) rezerwy, jak również inne informacje niezbędne do realizacji zamówienia po uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów aktualnie obowiązującej ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Dlatego też, wymagane jest aby osoby reprezentujące Oferenta biorące udział w postępowaniu, uczestniczące w czynnościach zmierzających do zawarcia umowy, w jej zawarciu oraz w wykonaniu, w zakresie związanym z dostępem do informacji niejawnych, spełniały wymogi nałożone ustawą o ochronie informacji niejawnych, tj. posiadały aktualne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego lub pisemne upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” wydane przez osobę uprawnioną i były przeszkolone w zakresie ochrony informacji niejawnych, nie rzadziej niż raz na 5 lat, zgodnie z zapisami w/w ustawy, z tym jednak, iż kierownik Oferenta (kierownik przedsiębiorcy w rozumieniu art. 2 pkt 14 ww. ustawy) powinien posiadać co najmniej aktualne zaświadczenie o przebytym szkoleniu
w zakresie ochrony informacji niejawnych.

Z informacjami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych można zapoznać się na stronie internetowej Agencji: www.bip.rars.gov.p, w zakładce - Informacje niejawne.

IV. Wymogi w stosunku do Oferenta

1. Oferent musi spełniać wymogi ustawy o ochronie informacji niejawnych. oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Oferent musi spełniać wymogi dot. producentów lub/i dystrybutorów określone ustawą o wyrobach medycznych z dnia 7 kwietnia 2022 r. i innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego w odniesieniu do tych wyrobów oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych, zmiany dyrektywy 2001/83/WE, rozporządzenia (WE) nr 178/2022 i rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz uchylenia dyrektyw Rady 90/385/EWG i 93/42/EWG, przy uwzględnieniu postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/607 z dnia 15 marca 2023 r. w sprawie zmiany rozporządzeń (UE) 2017/745 i (UE) 2017/746 w odniesieniu do przepisów przejściowych dotyczących niektórych wyrobów medycznych i wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro.
3. Personel Wykonawcy uczestniczący w realizacji umowy będzie zatrudniony na podstawie umowy o pracę, o której mowa w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
   Na uzasadniony wniosek Wykonawcy, Agencja może wyrazić zgodę na zatrudnienie części personelu Wykonawcy na podstawie innego stosunku prawnego (w tym w szczególności kontraktu menadżerskiego).
4. Oferent musi posiadać odpowiednie pomieszczenia magazynowe do przechowywania wyrobów, spełniające wymogi w zakresie warunków przechowywania określonych przez producenta wyrobów, o których mowa w Zadaniach 1-5.
5. Oferent będzie odpowiedzialny za nienaruszalność stanu ilościowego przyjętych na przechowywanie wyrobów.
6. Oferent musi posiadać rozwiązania logistyczne oraz możliwość wytwarzania wyrobów - dot. producentów lub możliwość nabycia wyrobów - dot. dystrybutorów w ilości, która umożliwi przeprowadzenie w sposób prawidłowy i terminowy wymianę wyrobów, aby w każdym czasie wyrób posiadał nie mniej niż 50% okresu ważności określonego przez producentów.
7. W przypadku wyboru oferty Oferenta wymagane będzie wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10 % wartości zamówienia (z podatkiem VAT). Zabezpieczenie może zostać złożone w formie depozytu gotówkowego, gwarancji bankowej albo ubezpieczeniowej lub oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji
   (art. 777 § 1 pkt 5 K.p.c.).

V. Zasady prowadzenia postępowania

1. Postępowanie prowadzone będzie w dwóch etapach, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych w aktualnie obowiązującym brzmieniu. Agencja zaprasza do udziału w postępowaniu Oferentów, którzy przesłali Zgłoszenie udziału w postępowaniu oraz spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu. Oferenci, którzy zgłoszą swój udział w postępowaniu i spełnią określone przez Agencję warunki, otrzymają od Agencji zaproszenie do złożenia oferty (I etap postępowania). W drugim etapie postępowania prowadzone będą negocjacje warunków realizacji zamówienia, w szczególności negocjacje cenowe i negocjacje ostatecznej treści umowy z Oferentami, których oferty zostaną przyjęte. Negocjacje mogą być prowadzone w drodze bezpośrednich rozmów lub w formie korespondencyjnej.
2. Postępowanie prowadzone będzie z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
3. Z zasadami prowadzenia postępowań przetargowych dot. zakupu wyrobów i usług do medycznych rezerw strategicznych można się zapoznać na stronie internetowej rars.gov.pl oraz bip.rars.gov.pl w zakładce: Rezerwy strategiczne - Rezerwy medyczne- Dla Przedsiębiorcy - Zakup towarów i usług do rezerw - Zasady udzielania zamówień.
4. Ilość wyrobów będących przedmiotem postępowania zostaną podane po wyrażeniu przez Oferenta woli współpracy z Agencją w omawianym zakresie oraz uzyskaniu przez Agencję potwierdzenia spełnienia wymogów ustawy o ochronie informacji niejawnych przez Oferenta.
5. Szczegółowe zasady współpracy pomiędzy Stronami określa projekt umowy, który zostanie Oferentowi przesłany wraz z zaproszeniem do składania ofert po spełnieniu wymogów o ochronie informacji niejawnych przez Oferenta.
6. Oferent składa Zgłoszenie udziału w postępowaniu wg załączonego wzoru (Załącznik nr 1).
7. Kryterium, które będzie brane pod uwagę przy ocenie ofert, jest cena - 100% (wartość zakupu wyrobów + wynagrodzenie za świadczenie usługi przechowywania wraz z dokonywaniem wymiany wyrobów w przeliczeniu na jedną sztukę wyrobu, oddzielnie dla każdego zadania (z podatkiem VAT)).
8. Agencja informuje, że do udziału w postępowaniu przetargowym może nie zaprosić Oferenta, który w wyniku dokonanej przez Agencję oceny jest niewiarygodny.

VI. Inne postanowienia

1. Zainteresowani Oferenci powinni złożyć formularz - Zgłoszenie udziału w postępowaniu
wg załączonego wzoru (Załącznik nr 1), podpisane oświadczenie RODO (załącznik nr 2) wraz z kopią aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego lub pisemnego upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” oraz aktualnego zaświadczenia o przebytym szkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych (w przypadku udzielenia odpowiedzi TAK w pkt 6 zgłoszenia)

w terminie do 24.07.2024 r. w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, ul. Stawki 2b, 00-193 Warszawa lub przesłać drogą elektroniczną na adres: sek_bz@rars.gov.pl

2. Zgłoszenie udziału w postępowaniu nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Informacji zawartych w zgłoszeniu Oferenta Agencja nie będzie traktować jako oferty
w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Załączniki

Załącznik nr 1 - Zgłoszenie udziału w postępowaniu (format Word, rozmiar 43,86 kB)

Załącznik nr 2 - RODO (format Word, rozmiar 16.82 kB)